Comment bien conserver les informations pour les entreprises?

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Comment bien conserver les informations pour les entreprises

Les informations jouent un rôle important pour la bonne marche d’une entreprise, au même titre que les ressources humaines et les ressources financières. De ce fait, elles doivent être conservées de telle sorte qu’elles puissent consulter le plus facilement possible.

C’est pourquoi, il serait peut-être judicieux de connaître les différents moyens de conservation des données pour les entreprises à savoir : les stockages physiques et les stockages électroniques, les avantages ainsi que les revers de chacun.

Commençons par le stockage électronique

Faire l’information est une chose, la conserver est une tout autre histoire. Le nombre d’entreprises commençant à dématérialiser les données qu’elles utilisent est en perpétuelle croissance. La raison est que le stockage électronique est jugé par la majorité des gens plus avantageux que le stockage physique. Et en partie, c’est vrai.

En effet, ne plus avoir à imprimer une information s’avère être profitable pour les entreprises. Financièrement parlant, le coût est plus faible. En effet, le nombre de rames de papier utilisées, l’encre des imprimantes consommées, cela coûte bien évidemment de l’argent à l’entreprise.

En plus de cela, la consultation des informations se fait en général de manière très rapide. Vous n’avez plus à fouiller dans des archives poussiéreuses. Une simple saisie sur une barre de recherche suffit, et la donnée que vous recherchez apparaît. Cela peut donc augmenter la productivité des collaborateurs.

Mais pour obtenir un résultat optimal, il est important d’être rigoureux dans le nommage de vos informations. En effet, cela facilite grandement la recherche lorsqu’un besoin se fait ressentir.

Les logiciels de gestion électronique de documents ou GED peuvent très bien être sollicités pour optimiser la disponibilité des informations pour les collaborateurs. L’avantage de ce type de logiciel est qu’il permet facilement de gérer les droits d’accès à une catégorie de documents déterminés.

Le revers à ce type de conservation réside dans la sécurité des données. En effet, vos données peuvent être victimes des virus informatiques. Et cela peut être catastrophique vu l’importance des informations pour les entreprises.

Et qu’en est-il du stockage physique ?

Même si la dématérialisation se fait ressentir de plus en plus dans les entreprises, le stockage des informations sur papier est encore d’actualité.

Les données stockées sur les supports papier peuvent réellement sauver la mise lorsque les données contenues sur les disques durs sont hors service (virus informatiques ou suppressions involontaires).

Mais le plus grand inconvénient pour l’archivage physique réside dans la difficulté de consultation de ces informations. Celle-ci peut en revanche être plus ou moins facile. Cela dépend uniquement de la manière dont vous les avez classées et organisées. De ce fait, il faut être très rigoureux quant aux classements de documents.

Le second inconvénient concerne le facteur coût. En effet, entre le coût d’impression et les locaux pour les stocker, vous devriez débourser quelques euros pour pouvoir les conserver en toute sécurité.

Il y a aussi le fait que l’archivage physique prend trop de place à l’enceinte de l’entreprise. Pour pallier ce problème, certaines entreprises ont fait de la conservation de votre archive physique leurs métiers. En effet, elles assurent le stockage de vos archives, et vous envoient les documents dont vous auriez besoin le plus rapidement possible.

La conservation des documents est donc un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, pour certains types de documents, la loi fixe une durée bien précise quant à leurs conservations. Mais concernant l’objectif zéro papier, ce n’est pas encore pour tout de suite. Mais il faut savoir qu’aucune règle ne précise que vous devriez en choisir une. De ce fait, la conservation physique et la conservation électronique peuvent être pratiquées conjointement.

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